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Wie bereits in meinem ersten Beitrag („Mein Managementsystem“) berichtet, haben wir das Managementsystem meiner Praxis in einem aus 4 Teilen bestehenden Managementhandbuch dokumentiert.
Im Managementhandbuch Teil 1 ist das Managementsystem meiner Praxis beschrieben. In ihm sagen wir, was wir im Managementsystem auf dem Gebiet des Qualitätsmanagements, Umweltmanagements, Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagements festgelegt haben.
Der Teil 2 des Managementhandbuches enthält die Verfahrensanweisungen, die für die gesamte Praxis gültig sind. In ihnen haben wir festgelegt, wie wir die im Teil 1 dokumentierten Maßnahmen verwirklichen wollen.
Der Teil 3 des Managementhandbuches enthält die Arbeits- und Prüfanweisungen meiner Praxis. Das sind die grundsätzlichen Regelungen für meine Therapeuten. In ihnen ist geregelt, was bei der Vorbereitung und Durchführung der Therapien, einschließlich der Ergebniskontrolle und sonstigen Aktivitäten in meiner Praxis beachtet werden muss. Um die Kreativität der Therapeuten nicht einzuschränken, enthält es grundsätzlich keine Regelung zu Abläufen, die auf Grund der Qualifikation, der Fähigkeiten und Fertigkeiten meiner Therapeuten vorausgesetzt werden können und müssen.
Im Teil 4 des Managementhandbuches sind die Formblätter meiner Praxis zusammengefasst, die nicht mit meiner Praxissoftware erzeugt werden können.
Das Managementhandbuch ist das grundlegende, verbindliche Regelwerk meiner Praxis. Es hat Weisungscharakter. Es ist für mich, die Inhaberin der Praxis, und meine Mitarbeiter/freiberuflichen Mitarbeiter verbindlich. Es unterliegt einer ständigen Pflege und kann bei Bedarf erweitert werden.
Bei der Entwicklung unseres Managementsystems haben wir auch Erfahrungen aus anderen Branchen beim Aufbau und der Anwendung von Managementsystemen beachtet. Zu ihnen gehören u. a. solche Grundsätze wie:
1 Regle nur das, was geregelt werden muss und nicht das, was geregelt werden kann.
2 Treffe die Regelungen stets so, dass die im Managementsystem arbeitenden genügend Spielraum für eigenes kreatives Arbeiten haben.
3 Beschränke die Anforderungen an die Dokumentation und an Aufzeichnungen auf das unbedingt objektiv Notwendige und „raube“ den Therapeuten nicht unnötig Zeit, die sie zur Behandlung ihrer Patienten brauchen.
Obwohl mein Managementsystem nach DIN EN ISO 9001:2000 zertifizierungsfähig gestaltet ist, beabsichtige ich nicht, dieses solange es dafür keine verbindliche Vorgaben gibt, zertifizieren zu lassen. Ich werde aber noch in diesem Jahr eine Selbsterklärung zu meinem Managementsystem abgeben.
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